Knowledge Base: creare e organizzare i documenti
Come l'agente AI usa la Knowledge Base, come creare un documento con sezioni, associarlo alle strutture o lasciarlo generale, modificarlo con l'aiuto dell'AI, ripristinare una versione o eliminarlo, con i consigli per scrivere informazioni che l'AI trova e usa.
Sei qui se…
- “Come insegno all'AI le informazioni della mia struttura?”
- “Dove scrivo la password del Wi-Fi?”
- “L'AI non usa il documento che ho caricato”
- “Come traduco un documento della Knowledge Base?”
- “Posso recuperare una versione precedente di un documento?”
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La Knowledge Base è il manuale delle tue strutture: l'agente AI ci cerca le informazioni per rispondere agli ospiti. Se un'informazione non c'è, l'AI non la inventa e passa la conversazione a un operatore.
Come la usa l'AI
Quando un ospite chiede ad esempio "A che ora posso fare il check-in?", l'AI capisce l'argomento, cerca nei documenti la sezione che ne parla, ad esempio "Orari check-in e check-out", e formula una risposta con quelle informazioni.
Documenti generali e documenti per struttura
- Un documento generale, non associato a nessuna struttura, raccoglie ciò che vale ovunque: orari di check-in e check-out, convenzioni, politiche. Viene usato anche per le richieste non collegate a una prenotazione, ad esempio di chi non ha ancora prenotato.
- Un documento per struttura contiene ciò che cambia da struttura a struttura: accesso, Wi-Fi, parcheggio, elettrodomestici, indicazioni per arrivare.
L'AI usa le informazioni di una struttura solo quando sa per quale struttura sta rispondendo. Se un'informazione vale per tutte le strutture, mettila nel documento generale invece di ripeterla.
Creare un documento
- In Knowledge Base clicca + Nuovo documento.
- Scegli la struttura a cui collegarlo e clicca Crea nuovo documento.
- Clicca + Aggiungi Sezione, inserisci un titolo specifico, ad esempio "Informazioni di accesso", e scrivi il contenuto.
- Riordina le sezioni con le frecce a destra o eliminale con il cestino.
- Clicca Salva, dai un nome chiaro al documento e scegli a quali strutture o alloggi associarlo. Se non lo associ a nessuna struttura diventa un documento generale.
- Clicca Memorizza Documento.
Modificare con l'aiuto dell'AI
In fondo al documento c'è una barra in cui puoi chiedere all'AI di intervenire sull'intero testo, ad esempio "Rendi tutto il documento in inglese". Clicca Visualizza Modifiche per vedere i cambiamenti evidenziati, poi Accetta o Rifiuta.
Modificare, ripristinare ed eliminare
- Per modificare un documento aprilo, cambia le sezioni e clicca Salva. Puoi filtrare l'elenco per alloggio.
- Accanto a Salva trovi le versioni precedenti e puoi ripristinarne una.
- Per eliminare un documento clicca il cestino nel box della struttura e conferma con Elimina documento. L'eliminazione è definitiva.
Scrivere informazioni che l'AI usa bene
- Usa titoli di sezione specifici: "Orari check-in e check-out" funziona meglio di "Info".
- Scrivi frasi brevi e precise.
- Usa sempre gli stessi termini per lo stesso concetto.
- Tieni una sola versione di ogni informazione: se due documenti dicono cose diverse, ad esempio check-in alle 15:00 e alle 16:00, l'AI può confondersi.
- Segui il percorso dell'ospite: prima dell'arrivo, check-in, soggiorno, check-out, informazioni sulla zona.
- Inserisci anche link e dettagli operativi, ad esempio il link di Google Maps del parcheggio: l'AI invia solo ciò che trova scritto.
- Rivedi i contenuti almeno una volta al mese e aggiungi le risposte alle domande frequenti che ancora mancano.