Knowledge Base: Dokumente erstellen und organisieren
Wie der KI-Agent die Knowledge Base nutzt, wie man ein Dokument mit Abschnitten erstellt, es Unterkünften zuordnet oder es allgemein lässt, es mit Hilfe der KI bearbeitet, eine Version wiederherstellt oder es löscht, sowie Tipps zum Verfassen von Informationen, die die KI findet und verwendet.
Sie sind hier richtig, wenn…
- “Wie bringe ich der KI die Informationen zu meiner Unterkunft bei?”
- “Wo schreibe ich das WLAN-Passwort auf?”
- “Die KI verwendet das von mir hochgeladene Dokument nicht”
- “Wie übersetze ich ein Dokument der Knowledge Base?”
- “Kann ich eine frühere Version eines Dokuments wiederherstellen?”
Diese Anleitung wurde noch nicht mit der aktuellen Softwareversion abgeglichen.
Die Knowledge Base ist das Handbuch für Ihre Unterkünfte: Der KI-Agent sucht dort nach Informationen, um auf Gästeanfragen zu antworten. Wenn eine Information nicht vorhanden ist, erfindet die KI sie nicht und leitet das Gespräch an einen Mitarbeiter weiter.
Wie die KI sie nutzt
Wenn ein Gast beispielsweise fragt: "Um wie viel Uhr kann ich einchecken?", versteht die KI das Thema, sucht in den Dokumenten nach dem entsprechenden Abschnitt, z. B. "Check-in- und Check-out-Zeiten", und formuliert eine Antwort mit diesen Informationen.
Allgemeine Dokumente und unterkunftsspezifische Dokumente
- Ein allgemeines Dokument, das keiner Unterkunft zugeordnet ist, enthält Informationen, die überall gelten: Check-in- und Check-out-Zeiten, Vereinbarungen, Richtlinien. Es wird auch für Anfragen verwendet, die nicht mit einer Buchung verknüpft sind, z. B. von Personen, die noch nicht gebucht haben.
- Ein unterkunftsspezifisches Dokument enthält Informationen, die sich von Unterkunft zu Unterkunft unterscheiden: Zugang, WLAN, Parkplatz, Haushaltsgeräte, Anreisebeschreibung.
Die KI verwendet die Informationen einer Unterkunft nur, wenn sie weiß, für welche Unterkunft sie antwortet. Wenn eine Information für alle Unterkünfte gilt, fügen Sie sie dem allgemeinen Dokument hinzu, anstatt sie zu wiederholen.
Ein Dokument erstellen
- Klicken Sie in der Knowledge Base auf + Neues Dokument.
- Wählen Sie die Unterkunft aus, der es zugeordnet werden soll, und klicken Sie auf Neues Dokument erstellen.
- Klicken Sie auf + Abschnitt hinzufügen, geben Sie einen spezifischen Titel ein, z. B. "Zugangsinformationen", und schreiben Sie den Inhalt.
- Ordnen Sie die Abschnitte mit den Pfeilen rechts neu an oder löschen Sie sie mit dem Papierkorb-Symbol.
- Klicken Sie auf Speichern, geben Sie dem Dokument einen klaren Namen und wählen Sie aus, welchen Unterkünften oder Wohneinheiten es zugeordnet werden soll. Wenn Sie es keiner Unterkunft zuordnen, wird es zu einem allgemeinen Dokument.
- Klicken Sie auf Dokument speichern.
Bearbeiten mit Hilfe der KI
Am Ende des Dokuments befindet sich eine Leiste, in der Sie die KI bitten können, den gesamten Text zu bearbeiten, z. B. "Übersetze das gesamte Dokument ins Englische". Klicken Sie auf Änderungen anzeigen, um die hervorgehobenen Änderungen zu sehen, und dann auf Akzeptieren oder Ablehnen.
Bearbeiten, wiederherstellen und löschen
- Um ein Dokument zu bearbeiten, öffnen Sie es, ändern Sie die Abschnitte und klicken Sie auf Speichern. Sie können die Liste nach Wohneinheit filtern.
- Neben Speichern finden Sie die früheren Versionen und können eine davon wiederherstellen.
- Um ein Dokument zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol im Feld der Unterkunft und bestätigen Sie mit Dokument löschen. Das Löschen ist endgültig.
Informationen schreiben, die die KI gut nutzen kann
- Verwenden Sie spezifische Abschnittstitel: "Check-in- und Check-out-Zeiten" funktioniert besser als "Info".
- Schreiben Sie kurze und präzise Sätze.
- Verwenden Sie immer dieselben Begriffe für dasselbe Konzept.
- Behalten Sie nur eine Version jeder Information bei: Wenn zwei Dokumente unterschiedliche Dinge sagen, z. B. Check-in um 15:00 Uhr und um 16:00 Uhr, kann die KI verwirrt werden.
- Folgen Sie der Reise des Gastes: vor der Ankunft, Check-in, Aufenthalt, Check-out, Informationen zur Umgebung.
- Fügen Sie auch Links und operative Details hinzu, z. B. den Google Maps-Link zum Parkplatz: Die KI sendet nur das, was sie schriftlich findet.
- Überprüfen Sie die Inhalte mindestens einmal im Monat und fügen Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen hinzu, die noch fehlen.