Konversationen: Filter, farbige Indikatoren und neuer Chat
Wie man die linke Spalte im Bereich Konversationen nutzt: Kanalfilter, Suche, relevante und nicht relevante Chats, gruppierte Ansicht, Statusfilter mit der Bedeutung der violetten, gelben und roten Punkte sowie das Erstellen eines neuen Chats.
Sie sind hier richtig, wenn…
- “Was bedeutet der gelbe Punkt neben dem Chat?”
- “Ich finde eine Konversation nicht mehr”
- “Wie schreibe ich einem Kunden, der mich noch nicht kontaktiert hat?”
- “E-Mails von Anbietern landen unter Nicht relevant”
- “Was bedeutet der rote Punkt?”
Diese Anleitung wurde noch nicht mit der aktuellen Softwareversion abgeglichen.
Die linke Spalte im Bereich Konversationen dient dazu, Chats zu finden und zu entscheiden, welche zuerst bearbeitet werden sollen.
Kanäle und Suche
- Kanalauswahl: Über das Dropdown-Menü lassen sich nur die Chats eines bestimmten Kanals anzeigen, zum Beispiel nur WhatsApp, E-Mail oder Airbnb.
- Suche: Sie können eine Konversation anhand des Kundennamens oder der Telefonnummer finden.
Relevant und Nicht relevant
- Relevant: Nachrichten von Gästen, die eine Antwort erfordern, entweder von Ihnen oder der KI.
- Nicht relevant: Service-E-Mails, zum Beispiel Mitteilungen von Anbietern, die keine Bearbeitung erfordern.
Sie können einen Chat über das Drei-Punkte-Menü der Konversation von einem Bereich in den anderen verschieben.
Einzel- oder gruppierte Ansicht
Neben dem Relevanzfilter ändern zwei Symbole das Layout: Die Einzelansicht zeigt jeden Chat separat an, während die gruppierte Ansicht Konversationen desselben Gastes über verschiedene Kanäle hinweg, zum Beispiel Booking.com und WhatsApp, unter einem einzigen Profil zusammenfasst.
Filter und Punkte
- Erfordert Antwort: Chats, bei denen der Gast auf eine Reaktion wartet. Der violette Punkt zeigt an, dass die KI nicht automatisch geantwortet hat; der gelbe Punkt weist auf eine Human Escalation hin, d. h. die KI hat die Konversation an einen Mitarbeiter übergeben, oft unter Eröffnung eines Tickets.
- Bereits beantwortet: Bereits bearbeitete Chats.
- Offene Tickets: Nur Konversationen mit noch offenen Tickets.
- Versandfehler: Chats mit einer nicht zugestellten Nachricht, gekennzeichnet durch einen roten Punkt, zum Beispiel weil die Nummer falsch ist oder der Gast kein WhatsApp nutzt.
- Archiviert: Archivierte Chats. Neue Nachrichten in einem archivierten Chat sind nur mit diesem Filter sichtbar.
Das Trichter-Symbol mit dem X setzt alle Filter zurück.
Neuer Chat
Um einem Kunden zu schreiben, der Sie noch nicht kontaktiert hat, zum Beispiel um nach einem Telefonat ein Angebot zu senden:
- Klicken Sie oben auf + (Neuer Chat).
- Wählen Sie den Kanal, E-Mail oder WhatsApp Business.
- Geben Sie Vorname, Nachname und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein. Bei WhatsApp geben Sie immer die internationale Vorwahl an, zum Beispiel +39.
- Starten Sie bei WhatsApp die Konversation, indem Sie eine genehmigte WhatsApp-Vorlage mit dem Papierflieger-Symbol senden.